Cut-off i containerfragt: CY, VGM og SI forklaret

Et skib kan have planlagt afgang fredag, selv om den sidste brugbare frist for din container ligger onsdag. I containerfragt er afgangstidspunktet kun ét punkt i planen. Før da skal containeren være afleveret, vægten være indberettet, og transportoplysningerne være modtaget.

De frister kaldes samlet for cut-off. De står normalt i bookingbekræftelsen, men de kan ligge på forskellige tidspunkter og ændre sig fra afgang til afgang. Derfor er “hvornår sejler skibet?” ikke nok som planlægningsspørgsmål.

Denne guide forklarer CY-, VGM- og SI-cut-off, hvem der typisk leverer hvad, og hvordan du planlægger baglæns, så en eksportcontainer har en realistisk chance for at komme med den reserverede afgang.

Hvad betyder cut-off i containerfragt?

Cut-off er den seneste frist for en bestemt aktivitet før skibets planlagte afgang. Der findes ikke nødvendigvis én samlet deadline. En booking kan blandt andet have en frist for fysisk aflevering på terminalen, en frist for verificeret vægt og en frist for dokumentoplysninger.

De konkrete datoer og klokkeslæt afhænger af rederi, terminal, havn, rute, lasttype og den enkelte afgang. Brug derfor altid bookingbekræftelsen og de seneste meddelelser fra rederiet eller speditøren som facit. En generel tommelfingerregel kan ikke erstatte den konkrete cut-off.

De vigtigste cut-off-frister

CY cut-off: containeren skal være på terminalen

CY betyder Container Yard. CY cut-off – også omtalt som gate-in cut-off eller FCL cut-off – er normalt det seneste tidspunkt, hvor den eksportklare container skal være registreret og afleveret på den anviste terminal.

Det er ikke altid nok, at lastbilen holder i kø ved porten før fristen. Terminalens lokale regler afgør, hvornår containeren regnes som modtaget. Planen bør derfor rumme tid til vejtransport, eventuel kø, åbningstider, adgangsforhold og kontrol ved gate.

For en fuld container begynder arbejdet længe før CY cut-off: tom container skal udleveres, køres til læssestedet, pakkes og sikres, forsegles og derefter transporteres til terminalen. Hvis afhentning eller pakning bliver forsinket, rammer det hurtigt den sidste gate-in-frist.

VGM cut-off: den verificerede bruttovægt

VGM står for Verified Gross Mass og er den verificerede bruttovægt af den pakkede container. Efter SOLAS-reglerne er afsenderen, som er angivet som shipper i transportdokumentet, ansvarlig for, at VGM bliver fastlagt og meddelt til rederiet og terminalen i tide til skibets stuvningsplan.

VGM kan fastlægges ved at veje den pakkede container eller ved at beregne summen af gods, emballage, paller, sikringsmateriale og containerens taravægt efter den metode, som de relevante myndigheder accepterer. Den praktiske metode bør aftales, før containeren pakkes.

En pakket container uden rettidigt modtaget VGM må ikke lastes. Det betyder ikke nødvendigvis, at alle havne bruger samme arbejdsgang. Nogle terminaler kræver VGM allerede ved gate-in, mens andre accepterer containeren fysisk og har en senere VGM-frist. Den konkrete booking afgør forløbet.

IMO beskriver både afsenderens ansvar og kravet om, at VGM skal være tilgængelig til stuvningsplanen. Rederier som Maersk viser derfor VGM som en særskilt deadline ved siden af gate-in og dokumentfrister. Se den officielle forklaring hos International Maritime Organization.

SI cut-off: Shipping Instructions skal være indsendt

Shipping Instructions er de oplysninger, rederiet bruger til at udarbejde Bill of Lading eller Sea Waybill. SI-cut-off er fristen for at indsende disse oplysninger.

Oplysningerne omfatter typisk afsender, modtager, eventuel notify party, varebeskrivelse, antal kolli, vægt, containernummer og instruktioner til transportdokumentet. Kravene varierer efter booking og destination.

En container kan derfor godt være afleveret fysisk, mens dokumentgrundlaget stadig mangler. Forsinkede eller uklare Shipping Instructions kan give dokumentrettelser, forsinke frigivelse af dokumenter og i sidste ende påvirke afgangen. Indsaml derfor stamdata og vareoplysninger tidligt, og kontrollér navnene mod den aftalte handels- og dokumentstruktur.

Hvis du vil forstå, hvordan de færdige transportdokumenter bruges, kan du læse guiden til Bill of Lading.

Told-, farligt gods- og specialfrister

En booking kan også have særskilte frister for eksportangivelse, toldreferencer, farligt gods eller speciallast. De er ikke ens på tværs af lande, havne og rederier.

Ved farligt gods kan dokumentation og forhåndsgodkendelse skulle være på plads tidligere end den almindelige dokumentfrist. Ved specialudstyr, temperaturstyret gods eller overmål kan terminalen og rederiet kræve yderligere oplysninger. Få disse krav bekræftet skriftligt, før den endelige tidsplan fastlægges.

Cut-off er ikke det samme som ETD

ETD betyder Estimated Time of Departure: skibets forventede afgangstid. Cut-off ligger før ETD, fordi terminalen og rederiet skal nå at modtage containeren, kontrollere data, planlægge lasten og udarbejde dokumenter.

En fredag-afgang kan derfor have SI-cut-off tirsdag, CY-cut-off onsdag og VGM-cut-off torsdag. Det er kun et illustrativt eksempel – ikke en standardplan. På en anden rute kan rækkefølgen eller tidspunkterne være anderledes.

ETD kan desuden ændre sig. En senere forventet afgang betyder ikke automatisk, at den oprindelige cut-off også flyttes. Vent altid på en udtrykkelig opdatering, før du planlægger efter en ny frist.

Sådan planlægger du baglæns fra cut-off

Den mest robuste metode er at begynde med den tidligste bindende deadline og derefter planlægge baglæns.

1. Saml alle frister i én plan. Notér CY, VGM, SI og eventuelle told- eller specialfrister med dato, klokkeslæt og tidszone.
2. Placér ansvar. Skriv, hvem der sender dokumentdata, hvem der fastlægger VGM, og hvem der booker fortransporten til terminalen.
3. Beregn seneste realistiske læssetid. Medtag køretid, chaufførens tidsvindue, terminalens åbningstid og en buffer til uforudsete forsinkelser.
4. Klargør dokumentdata før pakning. Stamdata, varebeskrivelse og modtageroplysninger bør ikke først indsamles på selve SI-dagen.
5. Kontrollér status efter hvert trin. En afsendt e-mail er ikke nødvendigvis det samme som en accepteret indberetning. Gem kvitteringer og bekræftelser.

Har du ikke valgt løsning endnu, kan du først sammenligne rammerne for containerfragt. Når rute, udstyr og datoer er kendt, kan du indhente sammenlignelige tilbud på containerfragt med de relevante deadlines tydeligt angivet.

Et praktisk eksempel

En dansk virksomhed eksporterer en fuld 40-fods container fra eget lager til en europæisk havn. Bookingbekræftelsen viser tre forskellige deadlines. Virksomheden samler straks modtager- og varedata til SI, aftaler vejning efter pakning og reserverer vognmand med buffer før terminalens gate-in.

Da produktionen bliver én dag forsinket, vurderer virksomheden ikke kun skibets ETD. Den kontrollerer først, om pakning, vejning og vejtransport stadig kan gennemføres før de respektive cut-offs. Hvis ikke, kontaktes speditøren, før containeren køres. På den måde kan næste løsning afklares, inden containeren risikerer at stå forkert eller påføre ekstra håndtering.

Pointen er, at den kritiske dato ikke altid er selve afgangen. Den tidligste frist, som virksomheden ikke kan nå, bestemmer i praksis, om planen holder.

Hvad sker der, hvis en cut-off overskrides?

En overskredet frist kan betyde, at containeren ikke kommer med den planlagte afgang. Den kan blive flyttet til en senere sejlads, og bookingen eller dokumenterne kan skulle ændres.

Mulige følger er blandt andet:

• ny eller ændret booking
• forsinket levering til modtageren
• ekstra kørsel eller ventetid
• terminalopbevaring eller andre lokale omkostninger
• ændringer i transportdokumenter
• behov for at informere kunde, lager og andre parter om en ny plan

Hvilke omkostninger der faktisk opstår, afhænger af aftalen og den konkrete hændelse. Undgå derfor at antage, at containeren automatisk flyttes gratis til næste skib. Bed om en skriftlig konsekvens og en opdateret plan.

Hvis containeren var rettidig, men alligevel ikke bliver lastet på grund af ændringer hos rederiet, er problemet et andet. Her er artiklen om blank sailing og rolled cargo den relevante forklaring.

Spørg efter disse oplysninger ved booking

• Bookingnummer, skib og planlagt ETD
• CY/gate-in cut-off med terminal og tidszone
• VGM cut-off og godkendt indberetningsmetode
• SI cut-off og nødvendige datafelter
• Eventuel told-, farligt gods- eller special cut-off
• Hvem der er ansvarlig for hvert trin
• Hvem der skal kontaktes, hvis planen skrider

Når du indsender en fragtforespørgsel på SHIPPED, kan du med fordel oplyse ønsket afgang, læssested, hvornår godset er klar, containertype og særlige dokumentkrav. SHIPPED er en neutral markedsplads, hvor virksomheder kan modtage tilbud fra speditører; den konkrete booking og dens cut-offs aftales med den valgte speditør.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad betyder cut-off i shipping?

Cut-off er den seneste frist for en bestemt aktivitet før en planlagt afgang, for eksempel aflevering af containeren, indsendelse af VGM eller levering af Shipping Instructions.

Hvad er CY cut-off?

CY cut-off er normalt terminalens sidste frist for at modtage den eksportklare container. Kontrollér den præcise terminal, dato, klokkeslæt og tidszone i bookingbekræftelsen.

Hvad er VGM cut-off?

Det er fristen for at indsende containerens verificerede bruttovægt. VGM skal være tilgængelig i tide til stuvningsplanen, og en pakket container uden den krævede VGM må ikke lastes.

Hvad er SI cut-off?

SI cut-off er fristen for Shipping Instructions – de oplysninger, rederiet bruger til at udarbejde transportdokumentet.

Er cut-off og ETD det samme?

Nej. ETD er den forventede afgangstid, mens cut-off er en tidligere deadline for container, vægt eller dokumenter.

Flyttes cut-off automatisk, hvis skibet er forsinket?

Ikke nødvendigvis. Planlæg kun efter en ændret cut-off, når rederiet eller speditøren har bekræftet den konkrete nye frist.