Messe- og eventtransport — frem, retur og til tiden

De fleste messecentre arbejder med faste tidsvinduer for af- og pålæsning samt en pladsordning, der styrer, hvornår hver enkelt stand må køre ind i hallen. Reglerne bør indhentes fra arrangøren i god tid, så speditøren kan planlægge ankomsttidspunkt og rækkefølge, uden at standen står i kø bag andre udstillere.

Mindre standdele og materiale kan sendes som stykgods eller på paller, mens større stande, scenekonstruktioner og tungere udstyr typisk kræver egen lastbil af hensyn til mål og håndtering. Ved messer uden for Europa kan luftfragt være nødvendigt for at nå tidsfristen.

• Flightcases til teknisk udstyr som lyd, lys og AV-komponenter
• Polstrede kasser eller kister til standdele med printede overflader
• Rullende cases, der kan køres direkte fra bil til standplads uden omlæsning
• Mærkning af kasser med opsætningsnummer, så håndtering på messen går hurtigt

Når standen er sat op, skal den tomme emballage typisk fjernes fra standpladsen og opbevares på messens tomemballagelager, indtil nedtagning. Det aftales med arrangøren, hvor og hvornår emballagen kan afhentes til opbevaring, og hvornår den køres tilbage til standen ved nedtagning.

Nedtagning sker ofte samme dag eller aften som messens afslutning, hvor mange udstillere skal have udstyr lastet inden for få timer. Speditøren skal bruge datoer for opsætning og nedtagning, mål og vægt på gods, samt om udstyret skal retur til Danmark eller videre til en ny destination, for at kunne planlægge hjemtransporten med den nødvendige margin.

Skal udstyret til en messe uden for EU og efterfølgende retur til Danmark, kan et carnet ATA gøre det muligt at ind- og genudføre det uden told og moms. Muligheden bør altid afklares med en kvalificeret speditør, da manglende eller ukorrekte papirer kan medføre forsinkelser eller ekstra omkostninger ved grænsen.

Den største risiko er tid: en forsinket transport kan betyde, at standen ikke er klar ved messens åbning. Dertil kommer skader på printede overflader og teknisk udstyr under håndtering. Store eller tunge scenekonstruktioner kan desuden kræve kran ved af- og pålæsning, og adgangsforhold på messepladsen bør undersøges i god tid.